Con l'avvento della fatturazione elettronica, si aprono nuovi scenari per automatizzare il più possibile la gestione dell'inserimento delle fatture fornitori.
Con uno strumento come Arxivar si può creare un workflow che, basato su procedure assolutamente personalizzabili, gestisca in maniera veloce e sicura l'arrivo delle fatture di acquisto.
Il workflow farà da "postino" recapitando alla persona giusta la fattura in modo che possa essere caricata nel ERP (se non addirittura caricata in maniera automatica e avvisato l'utente responsabile solo epr il suo controllo).
In questo modo si potà verificare meglio lo stato delle fatture ricevute e gestire in maniera più efficiente il processo di caricamento.
Se correttamente configurato il workflow si occuperà poi di consegnare la fattura al responsabile per la sua approvazione per poi proseguire con il controllo del suo corretto pagamento.
In ogni momento tutte le persone autorizzate possono verificare in che punto si trova la fattura ricevuta e, in caso di eventuali problemi o contestazioni, gli utenti interessati sono avvisati tempestivamente dell'anomalia.
Il percorso del workflow può avere infinite ramificazioni in funzione di qualsiasi esigenza dell'azienda, solo a titolo di esempio:
Tutto questo per avere uno strumento per rispondere in maniera tempestiva a qualsiasi richiesta dei fornitori, es. fatture bloccate per contestazioni